Regulamin

REGULAMIN OGÓLNOPOLSKIEJ KONFERENCJI NAUKOWEJ
DLA STUDENTÓW I MŁODYCH NAUKOWCÓW

NoMAD – Novel Medical and Diagnostic Procedures – Lublin, 16-17 kwietnia 2021 rok

§1

POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Konferencja NoMAD – Novel Medical and Diagnostic Procedures (zwana w dalszej części regulaminu “Konferencją”) odbędzie się w dniach 16-17 kwietnia 2021 roku. 
  2. Głównym organizatorem Konferencji jest Studenckie Koło Naukowe przy Zakładzie Radiologii Zabiegowej i Neuroradiologii Uniwersytetu Medycznego w Lublinie (zwane w dalszej części regulaminu “Komitetem Organizacyjnym”).
  3. Współorganizatorem Konferencji jest: 
    1. Studenckie Koło Naukowe przy Zakładzie Radiologii Dziecięcej Uniwersytetu Medycznego w Lublinie 
    2. Studenckie Koło Naukowe przy I Zakładzie Radiologii Lekarskiej Uniwersytetu Medycznego w Lublinie.
    3. Studenckie Koło Naukowe przy Oddziale Chirurgii Naczyniowej 
  4. Konferencję objął Honorowym Patronatem JM Rektora Uniwersytetu Medycznego w Lublinie – prof. dr hab. n. med. Wojciech Załuska.
  5. Konferencja jest skierowana do studentów oraz młodych naukowców zainteresowanych tematyką medyczną.
  6. Udział w konferencji jest bezpłatny.
  7. Konferencja odbędzie się w formie hybrydowej w budynku Centrum Symulacji Medycznej Uniwersytetu Medycznego w Lublinie, ul. Chodźki 4 oraz przy użyciu platformy Zoom™.
  8. Konferencja składa się z sesji naukowych, warsztatów, webinarów oraz konkursów.
  9. Celem Konferencji jest poszerzenie wiedzy i zainteresowań uczestników poprzez prezentację wyników badań i osiągnięć naukowych w dziedzinie nowoczesnych rozwiązań diagnostycznych i terapeutycznych. 
  10. Uczestnictwo w Konferencji jest możliwe w dwóch formach:
    1. Uczestnictwo czynne – podczas którego uczestnik uprawniony jest do wygłoszenia prezentacji ustnej lub prezentacji plakatu naukowego podczas sesji naukowej, uczestniczenia w sesjach naukowych, webinarach, warsztatach oraz konkursach,
    2. Uczestnictwo bierne – podczas którego uczestnik uprawniony jest do uczestniczenia w sesjach naukowych, webinarach, warsztatach oraz konkursach.
  11. Forma uczestnictwa jest określana w momencie rejestracji na Konferencję.
  12. Za część merytoryczną Konferencji odpowiada Komitet Naukowy składający się z pracowników badawczych i badawczo-dydaktycznych Uniwersytetu Medycznego w Lublinie oraz ekspertów spoza Uczelni.
  13. W trakcie Konferencji przewidziano tematyczne sesje ustne oraz ciągłą sesję plakatową. 
  14. Dopuszczalny charakter prac naukowych: prace oryginalne, opisy przypadków klinicznych, opis serii przypadków klinicznych. 
  15. W przypadkach uzasadnionych tematyką Konferencji Komitet Naukowy może dopuścić pracę przeglądową do prezentacji. 
  16. Oficjalnym językiem Konferencji jest język polski.
  17. Oficjalna strona internetowa Konferencji: www.nomad2021.org.
  18. Oficjalny fanpage Konferencji na Facebooku: www.facebook.com/konferencjaNOMAD  
  19. Każdemu uczestnikowi Konferencji przysługuje prawo do udziału w warsztatach. W przypadku przekroczenia limitu miejsc, pierwszeństwo przysługuje uczestnikom czynnym.

§2

ZASADY PRZYGOTOWYWANIA STRESZCZEŃ

  1. Streszczenia należy zgłaszać za pomocą formularza rejestracyjnego zamieszczonego na stronie internetowej Konferencji oraz na fanpage’u Konferencji do dnia 21 marca 2021 roku, do godziny 23:59.
  2. Komitet Organizacyjny zastrzega sobie prawo do zmiany daty zakończenia rejestracji. 
  3. Każdy z uczestników może zgłosić lub być współautorem nie więcej niż 3 streszczeń. 
  4. Szczegółowe wymagania dotyczące przygotowywania streszczeń:
    1. długość streszczenia może wynosić maksymalnie 300 słów,
    2. streszczenie nie może zawierać tabel, rycin i wykresów, 
    3. streszczenie opisu przypadku oraz serii opisów przypadków powinno składać się z trzech części (wstęp, opis przypadku, wnioski), streszczenie pracy oryginalnej powinno składać się z czterech części (wstęp, materiał i metoda, wyniki, wnioski), streszczenie pracy przeglądowej powinno składać się z trzech części (wstęp, rozwinięcie, wnioski), 
    4. w formularzu rejestracyjnym należy podać tytuł pracy, nazwę jednostki, w której powstała praca, imię i nazwisko autora/współautorów (łącznie nie więcej niż 5 współautorów) oraz imię i nazwisko opiekuna merytorycznego pracy,
    5. niespełnienie wymagań formalnych streszczenia skutkuje jego odrzuceniem.
  5. Komitet Organizacyjny umożliwia edycję przesłanego streszczenia poprzez formularz zgłoszeniowy przez cały okres rejestracji. Edycja streszczenia w późniejszym terminie nie będzie możliwa.
  6. Komitet Naukowy kwalifikuje nadesłane streszczenia prac do prezentacji podczas Konferencji na podstawie ich wartości merytorycznej i zgodności z celem Konferencji.
  7. Komitet Naukowy ma możliwość przeniesienia streszczenia zgłoszonego do sesji ustnej do sesji plakatowej. 
  8. Autorzy streszczeń zostaną poinformowani o kwalifikacji lub odrzuceniu streszczenia drogą mailową do 7 dni roboczych od zakończenia rejestracji.
  9. Decyzja Komitetu Naukowego o kwalifikacji/odrzuceniu streszczenia jest ostateczna.
  10. Zakwalifikowane streszczenia zostaną opublikowane w Książce Abstraktów, która będzie dystrybuowana w formie elektronicznej na ogólnie dostępnych platformach informatycznych wybranych przez Uniwersytet Medyczny w Lublinie, w tym w szczególności w Repozytorium Uniwersytetu Medycznego w Lublinie oraz Repozytorium Polskiej Platformy Medycznej.
  11. Warunkiem zamieszczenia streszczenia w Książce Abstraktów jest dostarczenie dwóch oryginalnych, papierowych egzemplarzy Umowy Licencyjnej, według wzoru przyjętego na Uniwersytecie Medycznym w Lublinie (licencja CC-BY-NC-SA), zawierającej podpisy wszystkich autorów streszczenia do Biura Komitetu Organizacyjnego w trakcie trwania Konferencji lub do dnia 23 kwietnia 2021 r. do Sekretariatu Zakładu Radiologii Zabiegowej i Neuroradiologii ul. Jaczewskiego 8, 20-954 Lublin.
  12. Wzór Umowy Licencyjnej będzie udostępniony na stronie internetowej Konferencji, fanpage’u Konferencji oraz w Biurze Komitetu Organizacyjnego w trakcie Konferencji.

§3

INFORMACJE DOTYCZĄCE PREZENTACJI PRAC

  1. Prezentacje w formacie .ppt/.pptx oraz plakaty elektroniczne w formatach .ppt/.pptx oraz .pdf należy wysyłać do dnia 9 kwietnia, do godziny 23:59 pod adres mailowy wskazany w wiadomości potwierdzającej kwalifikacje streszczenia. Mail należy zatytułować odpowiednio Imię_Nazwisko_Prezentacja lub Imię_Nazwisko_Plakat. 
  2. Prezentacje oraz plakaty elektroniczne powinny:
    1. zawierać informacje o autorach i opiekunach merytorycznych oraz ich afiliację,
    2. posiadać bibliografię.
  3. Prezentacja powinna składać się z maksymalnie 25 slajdów, na slajdach może się znajdować maksymalnie 7 linijek tekstu.
  4. Plakaty elektroniczne powinny  być jednostronne, przygotowane w formacie A4, w orientacji pionowej (19,05 x 27,52 cm), zawierać maksymalnie 5 obrazów lub wykresów oraz czcionkę w rozmiarze min. 8. Czcionka w tytule min. 24 i maks. 40. Prace nie powinny zawierać animacji, ani plików video.
  5. Plakaty elektroniczne powinny zawierać trzyminutowy komentarz audio umieszczony w pliku .ppt/.pptx zgodnie z instrukcją na stronie internetowej: https://support.microsoft.com/pl-pl/office/klip-wideo-dodawanie-i-nagrywanie-dźwięku-eeac1757-5f20-4379-95f2-0d0cd151d5b8
  6. W sesjach ustnych prezentacja może zostać wygłoszona na żywo w budynku Uczelni bądź zdalnie przez platformę Zoom™.
  7. Czas prezentacji ustnej to 7 minut, a następująca po niej dyskusja – 3 minuty. Przekroczenie limitu czasowego obniża ocenę prezentacji.
  8. Praca powinna zostać wygłoszona przez pierwszego autora. W dyskusji prowadzonej po prezentacji, mogą brać udział również współautorzy.
  9. Kolejność prezentowanych prac ustala Komitet Organizacyjny.
  10. Harmonogram wystąpień zostanie opublikowany na stronie internetowej Konferencji nie później niż 5 dni roboczych przed Konferencją
  11. W przypadku prezentacji zdalnej osoba prezentująca musi być wyposażona w komputer / tablet z działającą kamerą i mikrofonem. Kamera powinna obejmować całą twarz osoby prezentującej. Osoba prezentująca nie może wyłączać kamery i wyciszać mikrofonu przez cały czas prezentacji, dyskusji oraz czasu między prezentacją, a dyskusją.
  12. W przypadku, gdy prezentacja zdalna zostanie przerwana z przyczyn technicznych przed upływem 4 minut uczestnik może ponownie wygłosić prezentację jako ostatnia osoba bieżącej sesji. Jeżeli minęły więcej niż 4 minuty wyznaczonego czasu, prezentacja jest oceniana na podstawie zaprezentowanego fragmentu.
  13. Komitet Organizacyjny nie ponosi odpowiedzialności za problemy techniczne ze strony uczestnika, w szczególności połączenie internetowe lub inne problemy techniczne podczas Konferencji. 
  14. Uczestnik biorący czynny udział w konferencji otrzyma certyfikat potwierdzający prezentację pracy. Certyfikaty zostaną przesłane e-mailem. Warunkiem uzyskania certyfikatu jest dostarczenie Umowy Licencyjnej, o której mowa w §2 punkt 11. 
  15. Prace poszczególnych sesji oceniane będą przez Komisje złożone z osób z Komitetu Naukowego Konferencji. 
  16. Komisje będą oceniały prace według następujących kryteriów: poziom naukowy pracy, oryginalność tematu, sposób prezentacji, przestrzeganie limitu czasu. 
  17. Komisje wyłonią zwycięzców w każdej sesji: I, II, III miejsce oraz wyróżnienie.
  18. Zwycięzcy każdej z sesji otrzymają certyfikat o zajęciu miejsca oraz nagrodę rzeczową.
  19. Nieodebranie nagrody do dnia 17 maja 2021 roku jest równoznaczne z rezygnacją z nagrody. 
  20. Wyniki oceny Komisji są ostateczne i niepodważalne.
  21. Uczestnicy Konferencji przyznają dodatkową Nagrodę Publiczności dla najlepszej pracy naukowej w kategorii prezentacji ustnych i plakatowych. 

§4

PRAWA AUTORSKIE

  1. Uczestnik Konferencji z chwilą zgłoszenia się do udziału w Konferencji:
    1. oświadcza, że jest twórcą nadesłanej przez siebie pracy i przysługują mu niczym nieograniczone prawa osobiste i majątkowe do pracy oraz, że praca nie jest obciążone prawami osób trzecich, ani nie narusza praw autorskich osób trzecich, 
    2. jest uprawniony do udzielania licencji i zezwoleń, o których mowa w Regulaminie,
    3. udziela Organizatorowi licencji nieodpłatnej niewyłącznej do streszczenia i prezentacji/plakatu zgłoszonego w ramach Konferencji bez ograniczeń czasowych, ilościowych oraz terytorialnych na wszystkich znanych w dniu zgłoszenia do Konferencji polach eksploatacji, w szczególności w zakresie:
      1. utrwalania i zwielokrotniania utworu – wytwarzanie określoną techniką egzemplarzy utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową;
      2. obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których utwór utrwalono 
      3. obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których utwór utrwalono-wprowadzanie do obrotu, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy;
      4. rozpowszechniania utworu – publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym.

§5

PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

  1. Na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), w związku z realizacją Konferencji Komitet Organizacyjny informuje:
    1. Dane Administratora Danych Osobowych (ADO): Uniwersytet Medyczny w Lublinie, 20-059 Lublin, Al. Racławickie 1.
    2. Dane Inspektora Ochrony Danych (IOD): iod@umlub.pl, +48 81448 5155.
    3. Cele i podstawa prawna przetwarzania: przeprowadzenie Konferencji i udokumentowania jej przebiegu oraz w celach promocyjnych, informacyjnych i edukacyjnych. 
    4. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do przeprowadzenia Konferencji – niepodanie danych osobowych lub brak akceptacji niniejszego regulaminu skutkuje brakiem możliwości wzięcia udziału w Konferencji.
    5. Wizerunek Uczestników w formie zdjęć, nagrań wideo i audio-wideo, transmisję przez Internet, także online, na plakatach, w ulotkach, broszurach i folderach, w tym także opatrzonych imieniem i nazwiskiem, może być umieszczany w Internecie, w tym przede wszystkim na stronie wydarzenia Konferencji oraz serwisach otwartych, zamkniętych i na portalach społecznościowych Facebook, Instagram itp. Wizerunek może być użyty do różnego rodzaju form elektronicznego przetwarzania obrazu, kadrowania i kompozycji, bez obowiązku akceptacji produktu końcowego, lecz nie w formach obraźliwych lub ogólnie uznanych za nieetyczne. Materiały, w tym wideo, nie naruszają dóbr osobistych Uczestników. Przetwarzanie wizerunku nie jest ograniczone czasowo ani terytorialnie. Uczestnikom nie przysługują roszczenia, w tym również o wynagrodzenie, z tytułu wykorzystywania wizerunku dla wyżej wskazanych potrzeb Administratora danych.
    6. Odbiorcami danych osobowych są upoważnieni pracownicy Administratora, podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora oraz podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.
    7. Dane osobowe będą przetwarzane i przechowywane do momentu zrealizowania celów przetwarzania tj. Konferencji oraz ustania obowiązku prawnego wynikającego z przepisów prawa (m. in. przez czas niezbędny do rozpatrzenia ewentualnych roszczeń). Dane będą także przechowywane w oficjalnych serwisach internetowych Konferencji po jej zakończeniu, do celów promocyjnych i wizerunkowych.
    8. Prawa osób, których dane dotyczą: prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo do ich: sprostowania, usunięcia (o ile jest to prawnie dopuszczalne), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, wniesienia sprzeciwu, prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
    9. Nie przewiduje się przetwarzania danych osobowych w celu innym niż cele, dla których dane osobowe zostaną zebrane.
    10. Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.
    11. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej, o ile nie będą tego wymagały prawne obowiązki Administratora.

§6

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Udział w konferencji oznacza akceptację niniejszego Regulaminu przez uczestnika, w tym akceptację zasad przetwarzania danych osobowych – m.in. przetwarzania i publikacji wizerunku. 
  2. Komitet Organizacyjny jest odpowiedzialny za rozwiązywanie wszelkich kwestii spornych, które nie są uregulowane w niniejszym Regulaminie.
  3. Komitet Organizacyjny zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian do niniejszego Regulaminu. Wprowadzenie zmian w niniejszym regulaminie nie wymaga zgody uczestnika.
  4. Kontakt z Komitetem Organizacyjnym możliwy jest poprzez adres e-mail – konferencja.nomad@gmail.com lub poprzez fanpage na Facebooku.

Powrót do góry